30 septembre 2018

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par : jeremy

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Catégories: Excel

2 nouveaux types de données pour Excel : Stocks et Geography

Excel propose deux nouveaux types de données pour enrichir les informations concernant les entreprises et les informations géographiques. Quel est le cours de l'action ? Quelle est la population de la France ? ...

Stocks et Geography

Deux nouvelles fonctionnalités vont prochainement arriver sur Microsoft Excel. Ce sera soit avec une mise à jour Office 365, comme il en existe chaque mois, soit dans la version Excel 2019 qui reprendra l’ensemble des évolutions depuis Excel 2016.

Vous allez pouvoir directement enrichir des données sur les actions d’entreprises ou des données géographiques. Par exemple vous pourrez en un clic ajouter le nom du maire d’une ville ou sa population. Microsoft récupère directement les informations depuis Internet pour les importer dans votre tableau Excel. Sans connexion Internet, vous ne verrez pas les nouvelles icônes dans le ruban. Attention, vérifiez les données car j’ai pu identifier quelques erreurs !

Mais voyons, maintenant, comment utiliser ces nouvelles fonctionnalités avec des exemples d’utilisations.

Des exemples d'utilisations de Stocks et Geography

Pour commencer : la création de tableaux

Pour vous décrire ce qu’on peut faire, je vais constituer 3 tableaux différents : entreprises, pays et villes.

La première étape, après avoir saisi les données, est de transformer en tableau.

Accueil > Styles > Mettre sous forme de tableau

Enrichir les données entreprises

Sélectionnez une cellule du tableau, puis allez dans le ruban :

Données > Types de données > Stocks

Pour le moment, les titres sont encore en anglais mais devraient évoluer lorsque la fonctionnalité sera disponible.

Vous allez voir apparaître plusieurs nouvelles informations au niveau de votre tableau :

  • Icône devant le nom (soit un icône Temple, soit un point d’interrogation)
  • Le nom a été mis à jour
  • Une icône apparaît en haut à droite du tableau.

Le temple signifie que Microsoft a pu identifier l’entreprise.

Concernant le point d’interrogation, Microsoft n’a pas réussi à identifier clairement l’entreprise. Il faut donc cliquer sur la cellule concernée et vous verrez sur votre droit un volet qui vous explique le problème et peut vous proposer plusieurs choix. Ce sera d’ailleurs le cas pour les trois points d’interrogation que nous avons.

Nous arrivons à présent à la valeur ajoutée de la fonctionnalité. Lorsque vous cliquez sur l’icône en haut à droite du tableau, une liste déroulante apparaît et vous propose d’ajouter des colonnes au tableau en fonction de vos besoins. Cela peut être le nombre d’employés, la valeur de l’action, le dirigeant…

Voici un exemple de ce que nous pouvons voir :

Bien évidemment les données peuvent évoluer. Il vous suffit de cliquer sur le ruban :

Données > Requêtes et connexions > Actualiser tout

Ainsi vous aurez toujours des données à jour.

Données géographiques

Nous pouvons faire la même chose avec les données géographiques comme les pays ou les villes. Les données proposées ne seront pas les mêmes que pour les entreprises et seront même différentes entre villes et pays.

Sélectionnez votre tableau puis dans le ruban :

Données > Types de données > Geography

Nous pouvons voir les mêmes icônes que dans le cas précédent mais vous constaterez que les noms ont été mis en anglais. Toutefois, Microsoft a eu quelques problèmes : il n’a pas réussi à trouver Japon (donc Japan) et Chine (China). Et une première erreur a été commise puisqu’il a transformé Indes en Andis, ce qui n’est pas du tout pareil. Nous attendions plutôt India.

Donc si vous saisissez les noms en français, vérifiez bien les résultats. Dans le doute, saisissez directement en anglais. De toutes façons les valeurs seront modifiées.

Cas du Japon qui n’a pas été trouvé :

Mettez Japan dans la zone de recherche et le problème sera réglé. Il vous suffit ensuite de sélectionner le pays.

Tout comme les entreprises, vous aurez ensuite d’enrichir les données, comme ci-dessous. Remarquez que l’Indes a quasiment la même population que la Chine. Il vous suffirait d’ajouter la donnée Area pour voir la surface du pays.

Pour les villes, le principe est encore le même. Toutefois, les informations sont différentes. Il se peut également que Microsoft ne trouve pas certaines informations (valable pour les Stocks et pays également). Dans ce cas, il remplie la cellule avec #CHAMP! Comme vous pouvez le voir ci-dessous :

Enfin, je voulais appuyer sur le fait qu’il faut toujours rester vigilent aux données récupérées depuis Internet car tout n’est pas toujours juste. Voici un petit exemple :

Néanmoins, ces nouvelles fonctionnalités pourront se révéler très pratiques. Et à droit des types de données dans le ruban, vous pouvez voir une liste déroulante, ce qui laisse présager l’arrivée de nouveaux types de données dans l’avenir.